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Das Intranet ist kein IT-Projekt

Klar, dass die IT eine große Rolle beim Intranet spielt. Doch Technik ist nur die eine Hälfte. Die andere: Struktur, Kultur und Kommunikation.

Aktuelle Studien – darunter auch unsere Befragung zur internen Kommunikation – zeigen, dass derzeit viele Unternehmen die Weiterentwicklung ihrer Intranets angehen oder planen. Da Mittelständler eher selten über eine Abteilung für interne Kommunikation verfügen, wird das Projekt oft bei der IT angesiedelt. Schließlich fällt dort bei einem Relaunch die meiste Arbeit an. Zudem muss das neue Intranet – Stichwort Digital Workplace – zur Digitalisierungsstrategie passen und auch aus Budgetgründen sind alle anderen Abteilungen froh, wenn die IT den Relaunch verantwortet.

Natürlich muss die IT-Abteilung bei einem so wichtigen internen Tool wie dem Intranet eine große Rolle spielen. Aber ein Intranet Launch oder Relaunch ist nie ein reines IT-Projekt. Aus unserer Sicht gibt es vier Gründe, das Intranet als interdisziplinäres Projekt zu begreifen und verschiedene weitere Akteur*innen ins Boot zu holen.

1. Technik braucht Spielregeln, damit sie funktioniert

Es gibt viele tolle IT-Systeme und Apps, die die Zusammenarbeit vereinfachen. Aber eines können sie uns nicht abnehmen: Wir müssen im Team Spielregeln definieren, wie wir damit arbeiten. Das gilt insbesondere fürs Intranet. Spielregeln tragen dazu bei, die wichtigsten Fragen zu beantworten: Darf jede*r schreiben oder gibt es eine Zentralredaktion? Wer darf Artikel einstellen? Wer gibt sie frei? Wo kommen genug Themen her, aber eben auch nicht zu viel? Wie gehen wir mit (kritischen) Kommentaren um – oder lassen wir sie gar nicht erst zu?

Ein Intranet Relaunch ist eine gute Gelegenheit, alte Prozesse zu überarbeiten und weiterzuentwickeln. Denn es kommt durchaus vor, dass ein neues (Social) Intranet implementiert wird – aber nur wenige Mitarbeiter*innen relevante Inhalte beisteuern, weil Spielregeln und Prozesse nicht klar definiert und kommuniziert sind.

2. Technik muss die Ist- und Zielkultur berücksichtigen

Wo steht unsere Unternehmenskultur heute und wo wollen wir hin? Die Antwort darauf hat entscheidende Auswirkungen auf die Gestaltung eines Intranets. Ist das Unternehmen beispielsweise sehr hierarchisch organisiert, löst ein Social Intranet “von allen für alle” eher Ängste als Begeisterung aus – sowohl auf Seiten der Führungskräfte als auch bei den Mitarbeiter*innen. Und gerade bei einem Social Intranet sind Akzeptanz und aktive Mitarbeit entscheidend, sonst bleibt es eine schöne Hülle ohne Inhalt.

Gleichzeitig bietet das Intranet wie kaum ein anderes Tool die Möglichkeit, eine gewünschte Kulturentwicklung zu begleiten. Soll zum Beispiel die Zusammenarbeit offener und kommunikativer werden, können über das Intranet entsprechende Formate gespielt werden. Ein Beispiel ist die schrittweise Erweiterung von Dialogformaten. Am Anfang könnte etwa das Zulassen von Kommentaren und der konstruktive Umgang mit kritischen Fragen stehen. Später könnte man die Mitarbeiter*innen schrittweise aktivieren – erst mit unterhaltsamen Contests wie etwa einem Fotowettbewerb, später dann auch zu kritischen Themen.

3. Intranet muss ein Teil des Gesamtkonzepts sein

Das Intranet ist nicht die interne Kommunikation – egal wie gut es ist. Daneben gibt es in der Regel weitere Kanäle, die mit der Intranet-Kommunikation zusammenspielen müssen – von der persönlichen Kommunikation, den Meetingstrukturen und Betriebsversammlungen über Aushänge, Monitore und Newsletter bis hin zu gedruckten oder digitalen Zeitschriften für Mitarbeitende. Besonders interessant ist dabei das Zusammenspiel mit MS Teams oder einer Mitarbeitenden-App. Dabei muss klar sein, welche Information in welcher Reihenfolge über welchen Kanal kommuniziert wird.

Ein Intranet Relaunch ist übrigens auch eine gute Möglichkeit, das gesamte IK-Konzept auf den Prüfstand zu stellen und den aktuellen Anforderungen anzupassen.

4. Relaunch muss kommunikativ begleitet werden

In manchen Unternehmen passiert ein Intranet Relaunch und keiner bekommt es mit. Damit die Technik so genutzt wird, dass sie auf die Unternehmensziele einzahlt, braucht sie kommunikative Begleitung vor der Einführung, bei der Einführung und nach der Einführung. Das können Schulungen sein – im Fall des Intranets nicht nur technische, sondern auch redaktionelle. Aber auch eine interne Werbekampagne ist sinnvoll, um Mitarbeitenden Lust auf das Intranet zu machen und das technische Tool mit Leben zu füllen.

Fazit

Führt man sich diese Anforderungen vor Augen, wird schnell deutlich, dass ein Intranet-Relaunch von der internen Kommunikation eng begleitet werden muss. Aber nicht nur das. Ein Intranet ist meist das wichtigste interne Medium. Je mehr Mitarbeiter*innen mitgestalten können, desto höher wird die Akzeptanz sein. Neben einem interdisziplinären Projektteam lohnt es sich deshalb, alle relevanten Zielgruppen über Workshops, Umfragen oder weitere Beteiligungsmöglichkeiten einzubinden, sodass am Ende ein funktionales, lebendiges Intranet entsteht.

Brauchen Sie Unterstützung oder einen kommunikativen Sparringspartner bei Ihrem Intranet Launch oder Relaunch? Dann nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf!