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Digitale Projekte intern kommunizieren – so geht’s!

Als Projektmanager:in liegt Ihnen Ihr Digitalisierungsprojekt sehr am Herzen und Sie kennen die vielen Vorteile, die es für Ihr Unternehmen bringt. Bei Ihren Kolleg:innen wollen Sie Akzeptanz für Ihr Projekt zu erzeugen – am besten sogar Begeisterung. Aber wie? Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die interne Kommunikation. Die folgenden fünf Fragen helfen Ihnen, die Kommunikation Ihres Projekts von Anfang an optimal zu planen.

1. Wann ist der richtige Zeitpunkt, um mit der Kommunikation zu starten?

Viele Unternehmen tendieren dazu, ein Projekt erst zu kommunizieren, wenn es fast abgeschlossen ist. Schließlich kann während der Projektlaufzeit noch viel passieren. Bis dahin sind aber einige Infos längst per Flurfunk durchgesickert – möglicherweise auch falsche. Es lohnt sich, zu hinterfragen, ob bereits über den Kick-off eines Projekts berichtet und dann der Projektverlauf kommunikativ begleitet werden kann.

Wird Ihr Projekt den Arbeitsalltag Ihrer Kolleg:innen verändern? Dann reicht Kommunikation unter Umständen nicht aus und es sind Methoden aus dem Change Management gefragt!

2. Wie kann ich die Kommunikation für mein Projekt planen?

Starten Sie mit einer Analyse Ihrer Zielgruppen. Wer sind sie? Was bedeuten die Änderungen für sie – nicht nur faktisch, sondern auch emotional? Was sind die wichtigsten Fragen der Zielgruppen? Über welche Kommunikationskanäle (z. B. Intranet, App, Mitarbeitendenversammlung, Flyer, Schulung etc.) können Sie Ihre Adressaten erreichen?

Nutzen Sie dieses Wissen, um einen Kommunikationsplan aufzustellen. Halten Sie fest, welche Gruppen welche Informationen wann über welchen Kanal bekommen sollen. Vermeiden Sie dabei die drei größten Fehler der internen Kommunikation.

Als Faustregel gilt: Je größer die Auswirkungen auf eine Gruppe, desto eher reicht Top-Down-Kommunikaton nicht aus. Nutzen Sie Methoden aus dem Change Management wie dialogorientierte Kommunikation, Beteiligungsformate und Trainings, um Ihr Projekt zum Erfolg zu machen.

3. Wie kann ich negative Folgen kommunizieren?

Bei der Stakeholder-Analyse werden Sie womöglich feststellen, dass die Umsetzung Ihres digitalen Projekts negative Folgen für einzelne Gruppen hat. Hier kann es helfen, die Veränderungen mit Hilfe einer Change Story einfach und anschaulich zu erklären.

Bei der Entwicklung einer Change Story können Sie sich an folgenden Fragen orientieren:

• Wo stehen wir heute?
• Wo wollen wir hin?
• Warum müssen wir uns verändern?
• Wie machen wir das genau?
• Was bedeutet das für Euch?

Bei negativen Auswirkungen  sollten Sie möglichst Ihre Kolleg:innen aus der Unternehmenskommunikation ins Boot holen.

4. Was mache ich, wenn von den Kolleg*innen Gegenwind kommt?

Dass Neuerungen Widerstand auslösen, ist normal. Signalisieren Sie Ihren Kolleg:innen, dass ihre Meinung wichtig ist und dass es darum geht, gemeinsam voranzukommen. Nutzen Sie das Feedback, um mögliche Schwachstellen Ihres Projekts zu entdecken. Welche konkreten Sorgen werden genannt? Was sind die Ursachen dafür? Oft lassen sich im Dialog Lösungen erarbeiten, die zu einer Verbesserung des Digitalprojekts führen. So profitieren alle – Ihre Zielgruppen und Ihr Projekt.

5. wie kann ich mein projekt erfolgreich abschließen?

Viele Projekte laufen sang- und klanglos aus. Schade, denn der Projektabschluss lässt sich hervorragend für die Kommunikation nutzen! Inszenieren Sie die Übergabe vom Projekt an die Linie mit einer kleinen Feier. Danken Sie dem Projektteam und allen Beteiligten, zum Beispiel mit kleinen Geschenken. Feiern Sie den Erfolg des Projekts und nutzen Sie die positive Stimmung, um Motivation für die nächsten Aufgaben zu schaffen.

Steht bei Ihnen ein digitales Projekt an und Sie benötigen Unterstützung bei der strategischen Planung und praktischen Umsetzung der internen Kommunikation? Rufen Sie uns an oder kontaktieren Sie uns über LinkedIn oder E-Mail!