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Digitale Projekte intern kommunizieren – so geht’s!

Als Projektmanager*in liegt Ihnen Ihr Digitalisierungsprojekt sehr am Herzen und Sie kennen die vielen Vorteile, die es für Ihr Unternehmen bringt. Bei Ihren Kolleg*innen wollen Sie Akzeptanz für Ihr Projekt zu erzeugen – am besten sogar Begeisterung. Aber wie? Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die interne Kommunikation. Die folgenden fünf Fragen helfen Ihnen, die Kommunikation Ihres Projekts von Anfang an optimal zu planen.

1. Wann ist der richtige Zeitpunkt, um mit der Kommunikation zu starten?

Viele Unternehmen tendieren dazu, ein Projekt erst zu kommunizieren, wenn es fast abgeschlossen ist. Schließlich kann während der Projektlaufzeit noch viel passieren. Bis dahin sind aber einige Infos längst per Flurfunk durchgesickert – möglicherweise auch falsche. Es lohnt sich, zu hinterfragen, ob bereits über den Kick-off eines Projekts berichtet werden kann und das Projekt im Anschluss kommunikativ begleitet wird. Das bietet auch die Chance, die Organisation in die Entwicklung einzubeziehen, zum Beispiel durch Kurzumfragen.

2. Wie kann ich die Kommunikation für mein Projekt planen?

Starten Sie mit einer Analyse Ihrer Zielgruppen. Wer sind sie? Was bedeuten die Änderungen für sie – nicht nur faktisch, sondern auch emotional? Ändern sich durch die Digitalisierung Handlungsspielräume oder Machtverhältnisse? Was sind die wichtigsten Fragen der Zielgruppen? Über welche Kommunikationskanäle (z. B. Intranet, App, Mitarbeitendenversammlung, Flyer, Schulung etc.) können Sie Ihre Adressaten erreichen?

Nutzen Sie dieses Wissen, um einen Kommunikationsplan aufzustellen. Halten Sie fest, welche Gruppen welche Informationen wann über welchen Kanal bekommen sollen. Als Faustregel gilt: Je größer die Auswirkungen auf eine Gruppe sind, desto persönlicher sollte die Kommunikation sein. Vermeiden Sie zudem die drei größten Fehler der internen Kommunikation.

3. Wie kann ich negative Folgen für Mitarbeitende gut kommunizieren?

Bei der Stakeholder-Analyse werden Sie womöglich feststellen, dass die Umsetzung Ihres digitalen Projekts negative Folgen für einzelne Gruppen hat. Hier kann es helfen, die Veränderungen mit Hilfe einer Change Story einfach und anschaulich zu erklären.

Bei der Entwicklung einer Change Story können Sie sich an folgenden Fragen orientieren:

    • Wo stehen wir als Unternehmen heute?
    • Wo wollen wir hin?
    • Warum müssen wir uns verändern?
    • Wie machen wir das genau?
    • Was bedeutet das für Euch als Mitarbeitende?

Sind die negativen Auswirkungen massiv und führen zum Beispiel zu einer Reorganisation und einem Stellenabbau, dann sollten Sie Ihre Kolleg*innen aus der Unternehmenskommunikation ins Boot holen.

4. Was mache ich, wenn von den Kolleg*innen Gegenwind kommt?

Dass Neuerungen Widerstand auslösen, ist normal. Signalisieren Sie Ihren Kolleg*innen, dass ihre Meinung wichtig ist und dass es darum geht, gemeinsam voranzukommen. Nutzen Sie das Feedback, um mögliche Schwachstellen Ihres Projekts zu entdecken. Welche konkreten Sorgen werden genannt? Was sind die Ursachen dafür? Oft lassen sich im Dialog Lösungen erarbeiten, die zu einer Verbesserung des Digitalprojekts führen. So profitieren alle – Ihre Zielgruppen und Ihr Projekt.

5. Muss ich wirklich alle Mitarbeitenden für eine Veränderung gewinnen?

Vermutlich werden Sie nie alle Mitarbeitenden für Ihr Projekt begeistern können. Aber es gibt auch eine gute Nachricht: Wenn Sie eine kritische Masse innerhalb Ihrer Zielgruppen überzeugen können, reicht das für den Projekterfolg. Überlegen Sie genau, welche Gruppen oder Personen wichtig für das Gelingen Ihres Projekts sind. Treten Sie mit diesen Kolleg*innen in Kontakt, hören Sie zu und beziehen Sie sie ein. Je stärker sie eine digitale Veränderung mitgestalten können, desto besser können sie das Alte loslassen und Begeisterung für Neues entwickeln.

Steht bei Ihnen ein digitales Projekt an und Sie benötigen Unterstützung bei der strategischen Planung der internen Kommunikation? Rufen Sie uns an oder kontaktieren Sie uns über LinkedIn oder E-Mail!

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